hadicanim
Aktif Üye
İş dünyası: “Her gün saatlerce anlamsız toplantılarda oturuyorum”
Adını çok az kişi biliyor ama çoğu kişi işverenini tanıyor. Almanya’da tanınmış, büyük bir yazılım evi ve aslında orada çalışmayı seviyor. Bu yüzden anonim kalmak istiyor. 43 yaşındaki bilgisayar bilimcisi, “Başkaları da burada ne yaşadığımı bilecek: Her gün anlamsız toplantılarda saatler geçiriyorum ve işim bitmiyor” diyor. Sonuç olarak, akşamları sık sık sinirli bir şekilde eve gider ve işini ne zaman yapacağını bilemez. Meslektaşlar ayrıca büyük toplantı stresinden şikayet ediyor. En çok patron. Toplantı cehenneminden nasıl kaçabileceklerini kimse bilmiyor. Ama artık böyle devam edemez.
BT endüstrisindeki işler ve iş teklifleri için Haberler online’daki iş piyasasına da bakın:
SAP toplantı molası verir. Geçen yılın yazında, Walldorf merkezli şirket bir deneme olarak ‘Focus Friday’i tanıttı. Mümkünse, çalışanların odaklanmış bir şekilde çalışabilmeleri için her çalışma haftasının son gününde başka toplantı yapılmamalıdır. SAP konferanssız Cuma’yı bir yıl boyunca test etmek istiyor. Değerini kanıtlarsa, dünya çapında piyasaya sürülecek. Fikrin birçok taklitçisi olabilir.
Shopify’da takvimi temizleme
Kanadalı e-ticaret şirketi Shopify, yılın başında takvimde radikal bir kesinti emri verdi: şirket, ikiden fazla kişiyle yinelenen tüm toplantıları süresiz olarak yasakladı. Çarşamba günü toplantı yapılmaz ve yöneticiler gelecekte büyük gruplardan çekilmelidir. Bu ve diğer toplantı önlemleri, çalışanların daha fazla saat çalışmasını sağlamayı amaçlamaktadır.
Toplantılar son yıllarda katlanarak arttı. Paderborn Üniversitesi Çalışma ve Örgüt Psikolojisi Kürsüsü Niclas Schaper, “Bunun nedenleri, New Work gibi diğer çalışma ve organizasyon biçimleridir” diyor. Öz sorumluluk, daha güçlü takım oryantasyonu, kararlara çalışanları dahil etmek – tüm bunlar daha fazla toplantıya yol açar ve yönetim kültürünü değiştirir. Daha işbirlikçi olması gerekiyor. Artık yaygınlaşan ev ofis ile Corona, örneğin evden çalışan çalışanlarla iletişimi sürdürmek için yapılan toplantıların artmasına neden oldu.
“Çalışma süresinin tamamen yok edilmesi”
Çalışanların toplantılarda haftada ortalama 6 saat oturduğu ABD’den biliniyor. Süpervizörler için 23 saatte önemli ölçüde daha fazladır. Çalışma saatlerinin yüzde 80’ini toplantılarda geçiriyorlar. Schaper, “Toplantılar verimli bir şekilde kullanılmazsa, bu çalışma zamanı kaybıdır” diyor. ABD’den gelen rakamlar Almanya koşullarına aktarılabilir.
Ayrıca tüm toplantıların yarısı verimsizdir ve etkisiz olarak sınıflandırılır. ABD’li bir işbirliği ve dijital toplantı araçları sağlayıcısı olan Slack, geçen yıl Almanya’da 2.000 çalışanla yaptığı bir ankette, yaklaşık her ikinci toplantının gereksiz görüldüğünü ortaya çıkardı.
Yönetim ve teknoloji danışmanlığı Plan D’nin Genel Müdürü Dirk Schmachtenberg, “Gittikçe daha fazla şirket haklı olarak toplantıları sorguluyor” diyor. Ona göre toplantılar çoğu zaman pek bir işe yaramıyor çünkü hata genellikle bir hedef olmaması gerçeğinde yatıyor. toplantılar için Schmachtenberg, “Ne hakkında olduğu net olmadığı için, dahil olanlar ne tür bir katkı yapmaları gerektiğini bilmiyorlar” diyor. Bu tür toplantılar sonuç yerine boşa harcanan çalışma süresine neden olur.
Toplantıların uygun şekilde belgelenmesi nadirdir
Schmachtenberg, toplantıların maliyetini tahmin etti ve çoğu durumda “saatte 1.000 Euro’nun çok üzerinde” geliyor. Şimdi her iki toplantının da gereksiz olduğunu düşünüyorsanız, bu gereksiz toplantılarda oldukça fazla para ve değerli zaman boşa gidiyor. Schmachtenberg, “Kaybedilen zamana rağmen, çalışanların katılma motivasyonu çok yüksek, çünkü çok az sayıda kurumsal kültürde toplantıların mantıklı belgeleri var” diyor. Orada olmayanlar bilgi kapsamı dışındadır.
Schmachtenberg, SAP ve Shopify’ın toplantı yapılmayan günlerini verimli bir şekilde çalışmak için değerli günler olabileceği için iyi buluyor. “Toplantılar, e-postalar veya sohbetler sürekli çalışmayı kesintiye uğratıyor, bu da konsantrasyonu bozuyor ve sonrasında beyin sürekli olarak yeniden başlamak zorunda kalıyor.” Bilimsel çalışmalara göre en kısa duraklamadan sonra bile tam konsantrasyonun tekrar kazanılması yaklaşık 8 dakika sürmektedir. Schmachtenberg, birçok insanın artık iki veya üç saat aralıksız çalışmayı unuttuğuna inanıyor. Bu nedenle gerekirse eğitilmelidir.
Toplantı için yedi ipucu
Toplantıların azaltılmasını savunuyor çünkü “toplantı kültürümüz sorumluluk dağılımını teşvik ediyor ve büyük ve sık toplantılar çok az üretkenlik getiriyor”. Kalan gerekli toplantılar için net hedefler belirlemenin çok önemli olduğunu düşünüyor. Ancak o zaman sonuçlara ulaşılabilir. Profesör Schaper’a göre toplantıları kısıtlamak kolay değil. “Yardım eden şey sorgulamaktır.” tema nedir? Bunun birlikte tartışılıp karara bağlanması gerekmez mi? Kimler katılmalı? Bu sorular sorumlu kişiler tarafından kapsamlı bir şekilde yanıtlanırsa birçok toplantı kolayca iptal edilebilir.
Gerçekleşecek olanlar için, Schaper’ın başarılı bir toplantı için yedi ipucu var:
- Hazır olun ve net bir gündeminiz olsun. Başlangıçta, tartışılacak noktaları özetleyin.
- Toplantıyı kimin yöneteceğini belirleyin. Lider değilse, temsilcisinin liderlik etme becerisine sahip olduğundan emin olun.
- zaman limiti. Bir saatten uzun toplantılar pek mantıklı değil. aralar vermek.
- girişimden kaçının. Cep telefonları sessiz, yan taraftaki diğer faaliyetlere izin vermeyin.
- iletişim kurallarına uyun. Başkalarının sözünü bitirmesine izin verin, sözünü kesmeyin. Güç mücadelesi ve diğer önemsiz konularda, moderatör müdahale etmeli ve düzeni sağlamalıdır.
- görünüm vermek. Sonraki adımlar nelerdir?
- Protokol yaz. Kim neyi ne zamana kadar yapmalı?
(aks)
Haberin Sonu